Heute bekam ich einen verzweifelten Anruf. Am anderen Ende der Leitung war eine Kollegin, die in Outlook eine Verteilerliste angelegt und mit Adressen befüllt hatte. Am Tag zuvor hatte sie sage und schreibe fünf Stunden damit verbracht, etwa dreihundert Emailadressen aus einer Excel-Tabelle per Hand (Copy & Paste) einzupflegen.
Nachdem ich ihr meinen Respekt bekundete, kam die verzweifelte Frage: Und wie öffne ich die Liste nun? Immer wenn ich die Liste per Doppelklick öffnen will, erscheint die Meldung:
„Dieses Element kann nicht geöffnet werden. Für Microsoft Exchange steht nicht genügend Arbeitsspeicher zur Verfügung. Wenden Sie sich an Ihren Administrator.“ / “This distribution list has reached the maximum size for your network e-mail server”
Im Hinterkopf erinnerte ich mich daran, dass bei uns so ein Ereignis schon einmal stattgefunden hatte und so durchsuchte ich schnell meine Bookmarks. Ich kam relativ schnell auf eine Microsoft KB Seite welches erklärt, dass Exchange für Verteilerlisten eine fixe Größe an Speicher zur Verfügung stellt.
Ist dieser aufgebraucht… „[...] very large lists may not function as expected in Outlook“ – und genau das war hier passiert.
Die Lösung auf der Microsoftseite war jedoch nicht praktikabel, da die Liste aus dem Postfach heraus sich nicht öffnen ließ. Folgende Vorgehensweise hat uns jedoch geholfen, wieder auf die Liste zuzugreifen und diese nutzen zu können:
- einen Persönlichen Ordner (PST Datei) anlegen,
- die Verteilerliste in den persönlichen Ordner kopieren (“Liste 1″) und prüfen, ob sie sich dort öffnen lässt ist das der Fall,
- eine weitere Kopie der Verteilerliste in den Persönlichen Ordner anlegen (“Liste 2″)
- nun die Listen splitten: aus Liste 1 die letzten 50%, aus Liste 2 die ersten 50% der Kontakte entfernen anschließend beide Listen speichern und schließen
- Beide Listen zurück in das Postfach kopieren, ausprobieren ob man sie öffnen kann (wenn nicht: weiter auf splitten)
Mit diesem Trick ließ sich die Liste wieder nutzen. Ach ja, dann zeigte ich ihr, wie sie innerhalb von fünf Minuten über den Excel-Export eine CSV Datei erstellte und in Outlook importierte 
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